Taakopdracht onderzoekscommissie gezondheidsklachten Ter Apel

Opdrachtgever: Het bestuur van het COA. Portefeuillehouder is Peter Siebers, lid van het bestuur.

Opdrachtnemer: Onderzoekscommissie gezondheidsklachten Ter Apel (commissie)

Het Bestuur COA is degene die de commissie instelt en daarmee formeel opdrachtgever is. Daar de commissie onafhankelijk is, is een verdere vergelijking met een reguliere opdrachtgever- opdrachtnemer-relatie niet van toepassing. Onderstaande afspraken zijn leidend.


Doel:
De commissie heeft tot doel om een concreet advies te geven over de gezondheidsklachten in Ter Apel en hun mogelijke oorzaken, dan wel mogelijke oorzaken uit te sluiten. De commissie heeft verder tot doel aanbevelingen te doen met het oog op te nemen vervolgstappen. De commissie voert haar werkzaamheden uit door:


Voorwaarde:
De commissie geeft haar onderzoek vorm, en verzorgt de communicatie, op een wijze waardoor zoveel mogelijk draagvlak voor de uitkomsten bij betrokkenen gecreëerd.


Resultaat:


Afbakening:
De commissie kan alle mogelijke oorzaken onderzoeken. Een belangrijk onderdeel van het onderzoek zal zich richten tot de bodem, en de vele eerdere onderzoeken die de bodem tot onderwerp hadden. Maar er moet zeker ook oog zijn voor mogelijke andere verklaringen. De commissie is in het onderzoek nadrukkelijk niet beperkt tot alleen de gezondheidssituatie van medewerkers van het COA. Wanneer naar het oordeel van de commissie verbreding van het onderzoek nodig is naar bewoners of naar andere groepen werknemers buiten het COA die werkzaam zijn in Ter Apel, dan is daartoe vanuit het COA alle ruimte, mits e.e.a. in overleg met de werkgevers van die medewerkers wordt ingevuld.

De commissie voert niet zelf nieuw onderzoek uit, maar regisseert deze als opdrachtgever.

Het onderzoeksobject is beperkt tot het terrein dat COA in eigendom heeft en waar COA -personeel en anderen werken. Als er aanleiding mocht zijn dit te verbreden (bv. grond van Rijksvastgoedbedrijf) dan wordt dit overlegd tussen de commissie en opdrachtgever.


Bevoegdheden, verantwoordelijkheden en middelen
De commissie krijgt van het COA alle bevoegdheden, verantwoordelijkheden en middelen om haar opdracht goed uit te kunnen voeren. De commissie respecteert de verantwoordelijkheden, bevoegdheden van het COA, in het bijzonder als werkgever, ketenpartner, opdrachtgever naar leveranciers, bestuurlijk partner van de gemeente Vlagtwedde en eigenaar van grond en opstallen. De commissie respecteert ook de relatie van het COA met zijn (politieke en ambtelijke) opdrachtgever en eigenaar binnen het ministerie van Veiligheid & Justitie.

Onder de middelen wordt ten minste verstaan:


Communicatie:
De commissie is zelf verantwoordelijk om de bevindingen en aanbevelingen te communiceren aan de opdrachtgever en – in overleg met de opdrachtgever - aan de medewerkers COA en externe stakeholders. Daarnaast communiceert en rapporteert de commissie ook rechtstreeks aan de OR. Lopende onderzoeken – die niet door de commissie zijn geïnitieerd - worden door COA openbaar gemaakt. Door de commissie geïnitieerde onderzoeken maakt de commissie zelf openbaar.

De commissie verrast haar opdrachtgever en OR niet met de bevindingen. Op tenminste twee momenten communiceert de commissie de bevindingen inhoudelijk:

De externe communicatie verloopt in principe via de voorzitter, tenzij de commissie anders besluit.

In het belang van het onderzoek is de commissie terughoudend in de communicatie over de inhoud en de voortgang (procesgang) van het onderzoek.


Voortgang:
Op een nader te bepalen frequentie en vorm spreekt de commissie haar opdrachtgever bij over de voortgang van het onderzoek.


Duur:
De inzet is om binnen ca 20 werkweken vanaf de formele instelling van de commissie een eindrapport te hebben. Daar nog volstrekt onduidelijk is wat de bevindingen zullen zijn, kan het zijn dat meer of minder tijd nodig is dan voorzien. Indien er bevindingen zijn waar per direct actie op moet worden ondernomen, dan neemt het COA daartoe passende maatregelen.